会議室予約システムを導入すれば会議スペースを確保できる

無駄を省く

取り入れるメリット

従業員や顧客が100人以上いるのにも関わらず、会社の会議室が2から3個しかない場合使いたくても使えない方が出てきます。そうすると、時間の無駄になりますし、お客さんを待たせてしまうことにもなるので、会議室予約システムを取り入れるといいでしょう。

大人数でもバッチリ収まる

PC操作

24時間予約ができる

忙しい企業ですと急に会議を行なう場合があるので、いつでも予約できる会議室予約システムを使って予約をするといいでしょう。こちらは、24時間いつでも使えるので、すぐに会議をスタートさせることが可能になっているのです。

空き状況を確認できる

会議室が空いているところがあるかどうかわからないと、時間のロスに繋がってしまいます。しかし、会議室予約システムでは、サイトにアクセスすると空き状況が一目瞭然になっているので、そちらからチェックすることができるのです。

外部からでも予約ができる

会議室予約システムを利用することによって、外部からでも簡単に空き状況や予約をすることができます。ですので、営業や出張で外に出ていて、空いている会議室の有無を調べることができるでしょう。そうすると、時間が無駄になりません。

専門知識がなくても利用できる

機械に疎い会社でも簡単に会議室予約システムを利用することができます。アプリケーションをダウンロードするだけですので、スマートフォンやタブレット端末からすぐにアクセスすることができるでしょう。

便利なコンテンツがてんこ盛り

会議室予約システムには予約するだけではなく、チャットや社員のスケジュール管理、シフトを組む機能なども掲載されているものがあります。ですので、取り入れると経済的だけでなく、スケジューリングも上手にすることができるでしょう。

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機能がいい

ミーティング

機能が満載

会社で会議室予約システムを使用しない時には、別の機能を使うこともできます。他にも、外部の方以外に見られるのが不安なら、特定された方だけが使用することもできるので、安心して導入を検討するといいでしょう。

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利用方法について

安全性はどうなっているの?

会議室予約システムは基本的に会社で使うものですので、IDやパスワードを設けています。また、リザベーションエンジンというサーバーで保管することによって、さらにセキュリティ力をアップさせることができるでしょう。

日本語以外でも使えますか?

取引先相手に海外の方がいる場合は、会議室予約システムを英語表記にすることも可能です。ですので、最初に設定をしておくと取引相手に会議室を貸す際に便利です。また、中には中国語や韓国語があるものも存在します。

個人情報の入力はしないと駄目?

いいえ。会議室予約システムでは初期設定の際に個人情報を入力しなくても使用することができる状態にすることが可能です。ですので、会社とはいえ他人に電話番号や住所を教えたくないのであれば、こちらの設定をするのがベストです。

空き状況を確認できる?

今すぐ使いたいという方は会議室予約システムの空き状況を確認することができます。例えば、会社のパソコンや自分の持っているスマートフォンからでも簡単に確認することができるので、必要なら見てみるといいでしょう。

大掛かりな工事は必要ですか?

インターネットを使える環境であれば、大掛かりな工事は必要ありません。また、1日で設定をすることができるので、お時間を取ることもないでしょう。ただし、インターネットがないのなら、ネット環境を整える必要があるため少し時間がかかることもありますよ。

初めて会議室予約システムを利用する

会社以外から予約受ける

取引相手が訪問した際に会議室予約システムを利用したいのであれば、受付や総務の方が手で会議室予約システムに入力するという形になるでしょう。そうすることによって、初めて来社した方を把握して、次回からIDを発行することが可能になります。

特定の人だけに設定できる?

社員以外の方に会議室予約システムを使ってほしくないのなら、設定をすることによって、閲覧できる方を限定することができます。そうすることによって、少ない会議室を効率よく使用することができ、安全性も高くすることができるでしょう。

無料で使用できるかどうか

会議室予約システムを利用するにはアプリケーションをダウンロードしなければ見られないものもあります。また、ダウンロードするのに料金が発生するところもあるので、無料かどうか確認してからアプリを取るといいでしょう。

担当者がいなくても入力できる?

会議室予約システムが使える人を限定している場合、その担当者が休憩中や休みの時は使用することができなくなってしまいます。しかし、予めイレギュラー時の対応を決めておくことによって、会議室予約システムを利用することができるでしょう。

設定方法が分からない時はどうしたらいいですか?

会議室予約システムを初めて導入するのであれば、初期設定をどういう風にするか決めておき、専門業者が来た際に、設定までお願いするといいでしょう。そうすることによって、機械が苦手な方でもすぐに使用することができます。

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